Офис-менеджер

Представь офис, где каждый знает, куда идти, встреча начинается вовремя, а нужная информация находится за пару минут. За такой организованностью часто стоит офис-менеджер. Это человек, который помогает офису работать слаженно и не теряться в повседневных делах.

необходимые навыки

Работать в офисных программах: набрать текст, сделать простую таблицу, распечатать документ, отправить письмо на почту.

Фиксировать все задачи и следить за выполнением их в срок: записал в блокнот или в телефон — сделал — вычеркнул.

Доброжелательно и внимательно слушать пожелания коллег: не перебивать, дослушать, переспросить, если не понял.

Говорить с незнакомыми людьми вежливо и спокойно: по телефону, в переписке и лицом к лицу, даже если человек недоволен.

Что делать

Твои обязанности

Делать так, чтобы в офисе всё было в наличии и на месте: скрепки и бумага, вода и кофе, чайник и принтер работали исправно.
Встречать гостей и отвечать на звонки: здороваться, спрашивать, к кому человек пришёл, предлагать воду или кофе/чай и провожать в нужный кабинет.
Следить за документами и за расписанием: складывать бумаги по папкам, чтобы их можно было быстро найти, и напоминать сотрудникам про встречи, чтобы никто ничего не забыл.

Умения

То, чему научат

Тебя научат работать с базой данных организации: заносить туда клиентов, договоры и заявки.
Тебе покажут, как именно в этой организации оформляют документы, и помогут освоить правила, по которым надо организовать внутренние и внешние мероприятия — встречу с клиентом, собрание или день рождения коллеги. В каждой организации эти правила свои, заранее их не выучишь — им учат уже на месте.

Критерии успеха

Как тебя будут оценивать?

В офисе порядок, любую бумагу ты находишь за минуту — значит, работаешь хорошо.
Встречи начинаются вовремя и никто ничего не забыл — значит, на тебя можно положиться.

Ещё о профессии

(Видео взято с @limkorm, ссылка на видео — https://vkvideo.ru/video-226463609_456239092)

Испытай себя

Засеки время: сколько секунд у тебя теперь уходит, чтобы найти нужное фото? Если стало быстрее — ты только что сделал (-ла) ровно то, за что офис‑менеджеру платят деньги. Он делает то же самое, только не с фотографиями, а с документами, водой, встречами и людьми.

Если тебе нравится, когда всё лежит на своих местах, и тебе несложно говорить с людьми, — попробуй себя в профессии офис‑менеджера.